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网擎档案公有云按容量计价使用者帐号数无限制

发布时间:2020-07-21 17:35:41 阅读: 来源:配电柜厂家

仅按容量计价的网擎SecuShare档案分享云,功能上可限制使用者帐号的装置存取,并禁用同步功能或App使用方式

CTI论坛(ctiforum)3月17日消息(记者 李文杰):台湾本土厂商网擎原本就有企业档案同步分享系统SecuShare,2014年他们推出了公有云的版本SecuShare分享云(以下简称分享云),它的最大特色在于,计费方式是以档案储存容量为计算单位,每100 GB储存空间的年费为5,000元,对于使用者人数没有限制,也就是用户只买一份授权,就能建立多个使用者帐号,相较于多数同类型服务以使用者数计费的方式,若企业开放使用的人多且储存空间不需要太大,这个服务就相当划算。

在功能上,分享云提供PC端档案同步机制,档案分享时也提供密码与期限的防护设定,并支持iOS与Android移动平台使用,整体而言,与一般档案同步分享服务功能相当。

它提供的企业管控能力算是相当全面,管理者能锁定使用者分享的档案连结无法对外使用,并能限制各个使用者能否使用手机App、PC端同步程式与浏览器的使用,管控程度算是相当细致,并提供公用区的应用方式,让内部档案的分享可以变得很容易。只是,SecuShare对于档案的线上检视能力较缺乏,较为可惜。网擎表示,目前一些企业应用在于单纯的档案交换,平台的检视与缩图预览需求与重要性还不高。

当管理者租用服务后,便可设定管理帐号与密码。后续的管控设定项目便能建立使用者帐户与等级的管控策略,并能够设定邮件伺服器,或是额外选择与网擎提供的Mail Cloud一同应用也可行。目前登入时的介面语系,并支持正体中文、简体中文与英文切换。不过,想使用分享云,仍须洽询网擎启用服务,若网擎能在官网上提供这套公有云服务直接申请、付款、开通的机制,将会让这套公有云服务更完整云端化,将会更好。

可建立使用者权限管控政策,并限制App与同步功能的使用

在管控策略上,建立使用者等级是SecuShare分享云的一大特色,管理者可以建立管控等级,也就是使用者帐号权限管理政策,能够对使用者套用不同的档案分享、装置使用权限。

它提供的使用者权限管控很丰富,也让管理者在制定政策时,很有弹性。

举例来说,在制定使用者等级时,包含使用者可用的储存空间、上传档案大小、下载速度,更好用的是,可以细到针对使用者各种应用方式做出限制,像是连上网页介面的使用,以及PC同步、手机App与Outlook外挂等各功能。也就是说,你可以设定部分帐号不能使用PC同步功能、不能使用手机App。另外,管理者也能禁止使用者操作档案连结分享功能。

值得注意的是,管理者还能针对各使用者做到更进一步的管控,像是在检视此帐号目前使用的所有装置时,可以禁止其中几项装置在SecuShare中的任何操作,甚至是远端删除装置内档案。像是当我们针对使用者帐号的手机App执行清除、封锁功能时,对方将无法在手机App上以该帐号登入。

所有存取与操作都有记录可查询,并提供防毒功能

至于其他管理功能,分享云也有几个不错的地方,像是共同管理者的应用,系统管理员能够将其他帐号设定为共同管理者,方便多人管理。在建立使用者帐号时,这款云端服务也支持整合Windows AD,可在管理介面中,通过认证设定以同步帐号资讯。

由于分享云是以空间容量为基数来计算,对用户而言,如何有效分配是一大重点。这里提供了公用空间的配置,只允许管理者在此空间建立资料夹,并设定存取权限,让分享档案可以更集中放置在公用资料夹中,同时也让内部档案共享易于使用。

基本上,公用空间、各使用者的空间配额都可经由管理者设定。此外,平台本身也提供版本记录功能,管理者将能可以自行设定此机制的最多保留版本数,以及版本记录大小限制,像是设定100 MB时,超过档案大小限制将不会保留旧有版本,算是容量管控下不得已的调整机制。

我们要检视的统计报表也很便利,这里的呈现主要针对登入与存取提供排名、统计与记录。尤其是存取记录的查询很重要,这里能够记录帐号、档案、操作与日期,还可显示IP位置,算是详细,记录并可汇出成CSV档。对于使用者的操作记录也能有完整的查询,不论是使用者在系统上所有新增与删除的动作,都将留下记录。

而且,分享云本身也提供防毒扫描的能力,在档案上传时就会进行扫描,若发现可疑档案,系统会邮件通知管理者,并在使用者介面上该档案后面提示病毒档案「无法下载」。

至于平台服务的安全防护方面,原厂表示,目前分享云所在的机房放在中华电信,系统管理作业由网擎自己维护,全站的连线方式采SSL加密,而且除了本身主机的备援机制以外,也可依据提供额外的备援需求服务,算是提供一定的弹性。另外,系统也会在网路层封锁恶意的IP位址,包括短期封锁或是封锁其存取特定帐号。

使用者和管理者的操作介面很简单易用,公用空间的各资料夹仅能由管理者设定存取权限

档案同步分享功能的易用性,对于使用者是否接受来说相当重要。以SecuShare分享云的档案分享管控来看,有其独特之处。像是它预设具有管理者才可建立的公用空间,而个人资料夹共享仅能针对企业内部使用,这些限制虽然减少分享弹性,但也让使用者可以有基本的分享原则去遵循。

基本上,分享云的使用者网站介面相当简洁,档案管理对使用者来说算是相当简易,它分成个人档案与个人分享两大项目,其中的分享项目就包含了他人分享与自己分享的资料,使用者要找寻企业内部分享的档案资料,轻而易举。

介面上也提供分享资料夹、产生档案连结、或是加上标签或写下留言等功能图示。其中的标签功能也很实用,使用者可以依据偏好制定不同标签,届时标签将出现在左侧栏位的个人档案资料夹下方,增加管理便利性,这里也提供留言机制,让使用者可以针对分享资料夹或档案写下留言。

与其他测试的企业档案同步服务不同的是,分享云平台还提供一个仅有管理者可以建立资料夹的公用空间。管理者将能建立专属于A部门、B小组的资料夹,并设定资料夹的使用者成员,限制只有具权限的使用者能存取该资料的档案。对于使用者来说,因此,固定的部门、小组档案交换都可以通过在公用空间来分享,很方便。

较可惜的是,在分享云的网页介面上无法线上检视文件、图档或影片,线上编辑的应用,不像这次其他测试服务更强调能做到如同本机操作的使用性。因此,使用者在档案管理时,档案名称最好要能让使用者能够在直觉辨识。

可设定密码保护、到期日与下载通知,以强化档案共享的安全性

针对资料分享应用,SecuShare本身已经预先建立了许多使用原则,让使用者只要照着介面上提供的项目去使用,就能遵循,管控较严谨。像是介面上主要提供「分享资料夹」或「档案连结」两种分享方式,两者在应用情境上有些差异,仍须了解一下,才不致于混淆。

其中档案连结的分享应用,是指企业内外成员都可成为受邀对象,分享邀请通知能以电子邮件寄送,而分享资料夹功能的目标对象,仅以企业内部帐号成员为限,并能设定分享对象的资料夹管理权限,如新增、编辑与删除。避免用户不慎将大量档案一次分享到外部。

而且,有分享权限的使用者,在资料夹共用与档案连结分享上,都可以设定对象、密码,以及期限等安全防护条件,如此一来,更强化了档案分享的管控,因为若对方没有密码、或是分享连结超过存取期限,便无法检视档案。使用者还可以设定对方下载档案时,以邮件通知自己,或是设定下载次数,超过下载次数后连结就会失效,这两个功能在档案分享时也很实用。

分享云对于档案共享给外部使用者的流程也算开放。拥有权限的使用者将档案分享与企业外部成员时,当受邀的对方点击分享连结后,只要在平台上直接注册新帐号就可以使用,由于注册不用经过验证,过程算是简便。分享档案者只要设定密码等安全设定,便能让档案分享时有更多的防护。而管理者后续也能对这些外部成员做出管控,从管理介面上检视「外部帐号列表」,便能决定这些帐号的启用与关闭。偏向使用方便性,管控较为被动。

基本移动平台使用与同步功能皆具备

在移动平台的使用上,分享云也提供iOS与Android系统平台的App,两者使用介面完全一致,这点相当不错。功能上,基本的下载、分享功能,也都能在使用者端App直接操作,留言、标签与搜寻功能也能在App上获得应用。较可惜的是,无法缩图预览与线上检视。

至于PC端的档案同步功能方面,SecuShare仅支持Windows平台,不像这次其他受测试服务还能支持Mac OS,较为可惜。同步时,基本功能使用上没有太大问题,使用者也可自订同步选项,像是仅同步个人档案,或是个人档案与他人分享档案,算是弹性。

但要注意的是,在Windows档案总管的资料夹SecuShare Folder中,该资料夹的下一层才会显示同步资料夹「Sync」、「Shared」,分别表示个人档案与他人分享的资料夹。

提供管理者专属控制介面

SecuShare提供专属的管理者介面,想要做到服务本身的网域、主机设定时,可由此操作,这里并能针对使用者帐号与公用空间进行管理,并有统计报表项目可以查询。

可设定等级列表作为管控原则供套用

在管控策略上,SecuShare可依使用者帐号的等级,设定相对应的权限,当中最方便的地方,就是可以针对帐号的装置使用做出限制,像是限制浏览器、桌面软件、App与Outlook Add-in的使用。另外,管理者也能禁用使用者的档案连结分享功能。

移动平台使用操作不难

在SecuShare移动平台上的功能与操作,与网页介面相当,使用者可以快速依据项目寻找资料,像是个人档案与公用空间,要检视他人的分享则是选则个人分享,App上的基本功能操作与网页介面相当,你可以留言、针对资料夹设定分享或产生连结,或针对档案产生连结。

资料夹分享可对内部成员设定存取权限

在SecuShare平台上,分享资料夹的机制是为了对应公司内部使用者,这里的设定介面相当易用且直觉,并能同时针对不同使用者,设定资料夹的新增、编辑与删除权限。要停止对使用者的共用也很容易,可选择暂时关闭,或是完全移除共用。

档案分享提供密码、期限与下载次数设定

在产生档案连结的应用时,使用者在设定分享对象给外部人员,还可以加入存取条件的设定,像是设定密码、连结到期日,以及下载次数的限制,让档案分享能有更多防护。你还可以开启下载通知,一旦对方下载后,便能通过邮件通知自己。

提供档案留言机制,增加沟通便利

使用者在SecuShare网页介面上的操作时,在资料夹与档案后方均有功能图示,与内部成员分享资料夹,或是对内外成员传送档案连结都很容易,而且介面上还提供留言功能。平台本身也具备病毒防护功能,可扫描上传档案,相当特别。

档案版本管控机制也支持,便于管理档案

网页介面上传档案时,这里有一项很贴心的设计,那就是若档名相同时,会提示使用者,并且可以选择覆写或自动更名。在覆写档案情况下,SecuShare平台上其实也提供版本管控机制,使用者可以检视版本记录,执行回复或删除旧版。

可远端封锁、清除使用者帐号的装置使用

管理使用者帐号时,管理者可以通过等级设定,限制帐号在浏览器、App,以及PC端同步程式的使用。更特别的是,这里还提供封锁与清除功能,像是对App装置启用清除或封锁后,该使用帐号将无法登入App继续使用。

提供详细的档案存取与使用者操作记录

在统计报表中,SecuShare主要是针对登入与存取的行为,提供排名、统计与记录,在管理者检视存取记录时,这里保存了帐号、档案、操作与日期与IP位置等资讯,而操作记录项目中,也能记录使用者在系统上所有执移动作。

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