网擎档案公有云按容量计价使用者帐号数无限制

仅按容量计价的网擎SecuShare档案分享云，功能上可限制使用者帐号的装置存取，并禁用同步功能或App使用方式

CTI论坛（ctiforum）3月17日消息（记者 李文杰）：台湾本土厂商网擎原本就有企业档案同步分享系统SecuShare，2014年他们推出了公有云的版本SecuShare分享云（以下简称分享云），它的最大特色在于，计费方式是以档案储存容量为计算单位，每100 GB储存空间的年费为5,000元，对于使用者人数没有限制，也就是用户只买一份授权，就能建立多个使用者帐号，相较于多数同类型服务以使用者数计费的方式，若企业开放使用的人多且储存空间不需要太大，这个服务就相当划算。

在功能上，分享云提供PC端档案同步机制，档案分享时也提供密码与期限的防护设定，并支持iOS与Android移动平台使用，整体而言，与一般档案同步分享服务功能相当。

它提供的企业管控能力算是相当全面，管理者能锁定使用者分享的档案连结无法对外使用，并能限制各个使用者能否使用手机App、PC端同步程式与浏览器的使用，管控程度算是相当细致，并提供公用区的应用方式，让内部档案的分享可以变得很容易。只是，SecuShare对于档案的线上检视能力较缺乏，较为可惜。网擎表示，目前一些企业应用在于单纯的档案交换，平台的检视与缩图预览需求与重要性还不高。

当管理者租用服务后，便可设定管理帐号与密码。后续的管控设定项目便能建立使用者帐户与等级的管控策略，并能够设定邮件伺服器，或是额外选择与网擎提供的Mail Cloud一同应用也可行。目前登入时的介面语系，并支持正体中文、简体中文与英文切换。不过，想使用分享云，仍须洽询网擎启用服务，若网擎能在官网上提供这套公有云服务直接申请、付款、开通的机制，将会让这套公有云服务更完整云端化，将会更好。

可建立使用者权限管控政策，并限制App与同步功能的使用

在管控策略上，建立使用者等级是SecuShare分享云的一大特色，管理者可以建立管控等级，也就是使用者帐号权限管理政策，能够对使用者套用不同的档案分享、装置使用权限。

它提供的使用者权限管控很丰富，也让管理者在制定政策时，很有弹性。

举例来说，在制定使用者等级时，包含使用者可用的储存空间、上传档案大小、下载速度，更好用的是，可以细到针对使用者各种应用方式做出限制，像是连上网页介面的使用，以及PC同步、手机App与Outlook外挂等各功能。也就是说，你可以设定部分帐号不能使用PC同步功能、不能使用手机App。另外，管理者也能禁止使用者操作档案连结分享功能。

值得注意的是，管理者还能针对各使用者做到更进一步的管控，像是在检视此帐号目前使用的所有装置时，可以禁止其中几项装置在SecuShare中的任何操作，甚至是远端删除装置内档案。像是当我们针对使用者帐号的手机App执行清除、封锁功能时，对方将无法在手机App上以该帐号登入。

所有存取与操作都有记录可查询，并提供防毒功能

至于其他管理功能，分享云也有几个不错的地方，像是共同管理者的应用，系统管理员能够将其他帐号设定为共同管理者，方便多人管理。在建立使用者帐号时，这款云端服务也支持整合Windows AD，可在管理介面中，通过认证设定以同步帐号资讯。

由于分享云是以空间容量为基数来计算，对用户而言，如何有效分配是一大重点。这里提供了公用空间的配置，只允许管理者在此空间建立资料夹，并设定存取权限，让分享档案可以更集中放置在公用资料夹中，同时也让内部档案共享易于使用。

基本上，公用空间、各使用者的空间配额都可经由管理者设定。此外，平台本身也提供版本记录功能，管理者将能可以自行设定此机制的最多保留版本数，以及版本记录大小限制，像是设定100 MB时，超过档案大小限制将不会保留旧有版本，算是容量管控下不得已的调整机制。

我们要检视的统计报表也很便利，这里的呈现主要针对登入与存取提供排名、统计与记录。尤其是存取记录的查询很重要，这里能够记录帐号、档案、操作与日期，还可显示IP位置，算是详细，记录并可汇出成CSV档。对于使用者的操作记录也能有完整的查询，不论是使用者在系统上所有新增与删除的动作，都将留下记录。

而且，分享云本身也提供防毒扫描的能力，在档案上传时就会进行扫描，若发现可疑档案，系统会邮件通知管理者，并在使用者介面上该档案后面提示病毒档案「无法下载」。

至于平台服务的安全防护方面，原厂表示，目前分享云所在的机房放在中华电信，系统管理作业由网擎自己维护，全站的连线方式采SSL加密，而且除了本身主机的备援机制以外，也可依据提供额外的备援需求服务，算是提供一定的弹性。另外，系统也会在网路层封锁恶意的IP位址，包括短期封锁或是封锁其存取特定帐号。

使用者和管理者的操作介面很简单易用，公用空间的各资料夹仅能由管理者设定存取权限

档案同步分享功能的易用性，对于使用者是否接受来说相当重要。以SecuShare分享云的档案分享管控来看，有其独特之处。像是它预设具有管理者才可建立的公用空间，而个人资料夹共享仅能针对企业内部使用，这些限制虽然减少分享弹性，但也让使用者可以有基本的分享原则去遵循。

基本上，分享云的使用者网站介面相当简洁，档案管理对使用者来说算是相当简易，它分成个人档案与个人分享两大项目，其中的分享项目就包含了他人分享与自己分享的资料，使用者要找寻企业内部分享的档案资料，轻而易举。

介面上也提供分享资料夹、产生档案连结、或是加上标签或写下留言等功能图示。其中的标签功能也很实用，使用者可以依据偏好制定不同标签，届时标签将出现在左侧栏位的个人档案资料夹下方，增加管理便利性，这里也提供留言机制，让使用者可以针对分享资料夹或档案写下留言。

与其他测试的企业档案同步服务不同的是，分享云平台还提供一个仅有管理者可以建立资料夹的公用空间。管理者将能建立专属于A部门、B小组的资料夹，并设定资料夹的使用者成员，限制只有具权限的使用者能存取该资料的档案。对于使用者来说，因此，固定的部门、小组档案交换都可以通过在公用空间来分享，很方便。

较可惜的是，在分享云的网页介面上无法线上检视文件、图档或影片，线上编辑的应用，不像这次其他测试服务更强调能做到如同本机操作的使用性。因此，使用者在档案管理时，档案名称最好要能让使用者能够在直觉辨识。

可设定密码保护、到期日与下载通知，以强化档案共享的安全性

针对资料分享应用，SecuShare本身已经预先建立了许多使用原则，让使用者只要照着介面上提供的项目去使用，就能遵循，管控较严谨。像是介面上主要提供「分享资料夹」或「档案连结」两种分享方式，两者在应用情境上有些差异，仍须了解一下，才不致于混淆。

其中档案连结的分享应用，是指企业内外成员都可成为受邀对象，分享邀请通知能以电子邮件寄送，而分享资料夹功能的目标对象，仅以企业内部帐号成员为限，并能设定分享对象的资料夹管理权限，如新增、编辑与删除。避免用户不慎将大量档案一次分享到外部。

而且，有分享权限的使用者，在资料夹共用与档案连结分享上，都可以设定对象、密码，以及期限等安全防护条件，如此一来，更强化了档案分享的管控，因为若对方没有密码、或是分享连结超过存取期限，便无法检视档案。使用者还可以设定对方下载档案时，以邮件通知自己，或是设定下载次数，超过下载次数后连结就会失效，这两个功能在档案分享时也很实用。

分享云对于档案共享给外部使用者的流程也算开放。拥有权限的使用者将档案分享与企业外部成员时，当受邀的对方点击分享连结后，只要在平台上直接注册新帐号就可以使用，由于注册不用经过验证，过程算是简便。分享档案者只要设定密码等安全设定，便能让档案分享时有更多的防护。而管理者后续也能对这些外部成员做出管控，从管理介面上检视「外部帐号列表」，便能决定这些帐号的启用与关闭。偏向使用方便性，管控较为被动。

基本移动平台使用与同步功能皆具备

在移动平台的使用上，分享云也提供iOS与Android系统平台的App，两者使用介面完全一致，这点相当不错。功能上，基本的下载、分享功能，也都能在使用者端App直接操作，留言、标签与搜寻功能也能在App上获得应用。较可惜的是，无法缩图预览与线上检视。

至于PC端的档案同步功能方面，SecuShare仅支持Windows平台，不像这次其他受测试服务还能支持Mac OS，较为可惜。同步时，基本功能使用上没有太大问题，使用者也可自订同步选项，像是仅同步个人档案，或是个人档案与他人分享档案，算是弹性。

但要注意的是，在Windows档案总管的资料夹SecuShare Folder中，该资料夹的下一层才会显示同步资料夹「Sync」、「Shared」，分别表示个人档案与他人分享的资料夹。

提供管理者专属控制介面

SecuShare提供专属的管理者介面，想要做到服务本身的网域、主机设定时，可由此操作，这里并能针对使用者帐号与公用空间进行管理，并有统计报表项目可以查询。

可设定等级列表作为管控原则供套用

在管控策略上，SecuShare可依使用者帐号的等级，设定相对应的权限，当中最方便的地方，就是可以针对帐号的装置使用做出限制，像是限制浏览器、桌面软件、App与Outlook Add-in的使用。另外，管理者也能禁用使用者的档案连结分享功能。

移动平台使用操作不难

在SecuShare移动平台上的功能与操作，与网页介面相当，使用者可以快速依据项目寻找资料，像是个人档案与公用空间，要检视他人的分享则是选则个人分享，App上的基本功能操作与网页介面相当，你可以留言、针对资料夹设定分享或产生连结，或针对档案产生连结。

资料夹分享可对内部成员设定存取权限

在SecuShare平台上，分享资料夹的机制是为了对应公司内部使用者，这里的设定介面相当易用且直觉，并能同时针对不同使用者，设定资料夹的新增、编辑与删除权限。要停止对使用者的共用也很容易，可选择暂时关闭，或是完全移除共用。

档案分享提供密码、期限与下载次数设定

在产生档案连结的应用时，使用者在设定分享对象给外部人员，还可以加入存取条件的设定，像是设定密码、连结到期日，以及下载次数的限制，让档案分享能有更多防护。你还可以开启下载通知，一旦对方下载后，便能通过邮件通知自己。

提供档案留言机制，增加沟通便利

使用者在SecuShare网页介面上的操作时，在资料夹与档案后方均有功能图示，与内部成员分享资料夹，或是对内外成员传送档案连结都很容易，而且介面上还提供留言功能。平台本身也具备病毒防护功能，可扫描上传档案，相当特别。

档案版本管控机制也支持，便于管理档案

网页介面上传档案时，这里有一项很贴心的设计，那就是若档名相同时，会提示使用者，并且可以选择覆写或自动更名。在覆写档案情况下，SecuShare平台上其实也提供版本管控机制，使用者可以检视版本记录，执行回复或删除旧版。

可远端封锁、清除使用者帐号的装置使用

管理使用者帐号时，管理者可以通过等级设定，限制帐号在浏览器、App，以及PC端同步程式的使用。更特别的是，这里还提供封锁与清除功能，像是对App装置启用清除或封锁后，该使用帐号将无法登入App继续使用。

提供详细的档案存取与使用者操作记录

在统计报表中，SecuShare主要是针对登入与存取的行为，提供排名、统计与记录，在管理者检视存取记录时，这里保存了帐号、档案、操作与日期与IP位置等资讯，而操作记录项目中，也能记录使用者在系统上所有执移动作。

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